Temos nos deparado com empresas onde o comercial é forçado a aumentar as margens para cobrir o aumento de despesas. Isso pode ser feito, mas há um limite que é o risco de perda de competitividade.

Pelos diversos cantos do país, é bem comum que essa responsabilidade seja atribuída ao comercial sem que se tenha feito a lição de casa na redução das despesas. As despesas têm um ritmo de crescimento natural. O grande problema é quando elas crescem mais do que as vendas. Isso é sério e precisa ser tratado rapidamente para que se alcance novamente o equilíbrio.

Os principais fatores que permitem chegar a despesas insustentáveis são:

Falta de orçamento – se não há um nível esperado de despesa se torna mais difícil definir se o realizado é danoso.

Falta de referência ou comparativo – quais são as despesas de quem executa as melhores práticas? Sua empresa está acima ou abaixo destas referências? Qual seu benchmarking?

Ausência de controle – se a empresa não contar com um processo bem estruturado e indicadores específicos para acompanhar constantemente as despesas, dificilmente se alcançará a excelência.

Responsabilização e engajamento – sem um “dono”, um responsável pelos indicadores, as despesas dificilmente serão bem geridas, e as equipes precisam ser envolvidas nos processos de controle e conscientizadas sobre as causas que levam as altas despesas. Assim elas poderão atuar melhor na redução e manutenção das conquistas.

Resumindo, a baixa eficiência é o que leva a despesas altas. Abaixo alguns cases negativos de situações que deparamos no mercado:

• Despesas de Logística (Centro de Distribuição e frota): superiores a 2,5%, quando poderiam ser inferiores a 1,5%;

• Despesas administrativas: 2,6% (também chamadas de despesas corporativas ou de central) bem superiores aos 1,5% a 1,8% recomendáveis;

• Despesas operacionais: 22% maiores do que os 17% a 18% suportáveis.

O fator mais relevante não é quão altas estão as despesas, mas sim como reduzí-las. É possível reduzir com conscientização e entendendo as estratégias da empresa.

Em muitos casos, quando se fala em despesas, logo se vem à mente as despesas de pessoal, pela sua relevância. Neste caso, o método mais eficaz e seguro a ser usado é o ganho de produtividade. Isso porque aquela ideia de “passar o facão” traz um grande risco. Ao se fazer cortes e reduções sem um olhar mais técnico e mais crítico, pode-se perder nível de serviço e desagradar o consumidor, o que definitivamente, não interessa a ninguém. Aumentar a eficiência da equipe é o primeiro passo para a redução da despesa com pessoal.

Para tanto, temos que garantir processos mais otimizados, com a automação de rotinas e um trabalho mais técnico e metrificado. O uso de algoritmos mais inteligentes para elaboração de escalas de pessoal, administração sistematizada de tarefas, e o controle de disciplina na execução e fortalecimento dos líderes são algumas das iniciativas que podem nos levar a maior produtividade.

A parte boa é que a maior produtividade nos permite escolher entre dois caminhos: a redução de despesas ou o aumento do nível de serviço ao consumidor. E não há uma única alternativa correta, só depende do patamar atual de resultados da empresa e de seus objetivos.

Reduzir despesas e mantê-las bem administradas é um dos grandes segredos para se manter competitivo. Em tempos difíceis como temos vivido, isso pode ser a diferença entre a perenidade e o insucesso.

Vamos buscar a eficiência?

Fonte: Portal Varejo em Ação